Loading...
» » √ Menciptakan Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word

√ Menciptakan Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word

Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word

Dalam posting kali ini saya akan membahas hal yang bekerjasama dengan kesekretariatan, surat. Surat-menyurat kayaknya bukan lagi sesuatu yang tabu buat kita, terutama yang sering berorganisasi, niscaya udah paham bahkan hingga format sebuah surat dan tata cara menyurati, tetapi artikel ini bukan wacana itu, disini saya cuma membahas tips untuk membantu pembuat surat.

Membuat surat secara massal dengan Mail Merge Microsoft Word

Seringkali seorang sekretaris atau orang yang biasanya di tugasi untuk menciptakan surat mendapat masalah dimana ia harus menciptakan surat dengan isi yang sama namun peserta yang berbeda. Misalnya surat undangan, mungkin isinya itu-itu saja tapi penerimanya dapat hingga ratusan, kalau yang di undang banyak. Nah, saya punya tips untuk kalian yang sedang ingin menciptakan surat yang isinya sama tetapi bab khusus yang beda-beda, misal tadi nama penerima, alamat, tanggal, dll. Kita akan memakai Microsoft Office Word, tidak duduk masalah Word versi berapa, apalagi untuk 2007 dan 2013, hampir sama kok, tapi disini saya memakai Word 2007.
  1. Pertama-tama buka dulu file dokumen word yang ingin dibentuk secara massal. Setelah itu pada tab Mailings pilih Select Recipents kemudian pilih Type New List....
    2. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  2. Kemudian akan muncul jendela New Address List, pilih Customize Columns..., kemudian hapus semua Field Names hingga tersisa satu saja.
    3. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  3. Setelah tersisa satu Field Names saja, ganti namanya dengan klik Rename kemudian ganti namanya dengan Tujuan Surat kemudian klik OK.
    4. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  4. Setelah itu akan kembali ke jendela New Address List, silahkan tambahkan nama peserta surat / tujuan surat. Misalnya Nama 1, Nama 2, dan Nama 3 pada gambar berikut.
    5. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  5. Setelah itu anda akan disuruh untuk menyimpan list yang sudah dibentuk tadi, simpanlah di mana saja teman inginkan dan masukkan Tujuan Surat sebagai namanya.
    6. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  6. Kemudian tentukan di kawasan mana field akan dipasang, contohnya kawasan nama peserta surat, jikalau ada teks yang mengisi bab tersebut, hapus dan ganti dengan field nya.
    7. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  7. Akan muncul nama dari field tersebut, contohnya <<Tujuan_Surat>>. Bagian tersebut yakni bab yang nantinya akan berubah.
    8. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  8. Terakhir yakni bab penyelesaian, masih pada tab Mailings klik Finis & Merge kemudian pilih sesuai impian anda.
    • Edit Individual Eocuments... untuk menciptakan dokumen gres dengan semua field telah dimasukkan
    • Print Documents... mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address
    • Send E-mail Messages... yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.
    Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge √ Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word

Penutup

Jika list yang anda butuhkan cukup banyak, akan kesulitan jikalau menciptakan list itu di Microsoft Word, sebaiknya gunakan Microsoft Excel sebagai kawasan list tersebut. Baca juga artikel wacana Menggunakan Mail Merge dengan Bantuan Microsoft Excel

Itulah langkah-langkah yang dapat kau lakukan untuk menciptakan surat secara Massal di Microsfot Word dengan gampang memakai fitur Mail Merge. Dengan fitur itu kau tidak perlu lagi menuliskan nama atau alamat peserta surat satu per satu pada halaman yang berbeda. Semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk kamu. Terima kasih dan hingga jumpa!

Sumber http://www.maringngerrang.com/
Buat lebih berguna, kongsi:

Trending Kini: